ESMA emite una nota donde aclara dudas con respecto a las consultas por parte de las entidades de crédito y las empresas de inversión sobre la aplicación en la actualidad de los requisitos sobre la grabación de conversaciones telefónicas que establece MiFID II.
El supervisor de los mercados financieros europeos reconoce que, teniendo en cuenta las circunstancias excepcionales creadas por el coronavirus, pueden surgir algunos escenarios donde, la grabación de conversaciones relevantes pueda no llevarse a cabo. ESMA contempla entre ellas al trabajo remoto repentino de una parte importante del personal o la falta de acceso de clientes a herramientas de comunicación electrónica.
Si desde la empresa no se puede asegurar las grabaciones, ESMA pide que se consideren que medidas alternativas podrían tomar para mitigar la riesgos relacionados con la falta de grabación. Entre ellas, tomar notas escritas cuando se realice uno de los servicios al cliente que están obligados a registrar. En este escenario, indican que debe informarse al cliente previamente de esta actuación y aconsejan mejorar la supervisión y revisión ex post de las órdenes y transacciones relevantes.
De esta manera, ESMA espera que las empresas desplieguen todos los esfuerzos posibles para garantizar que las medidas anteriores siguen siendo temporales y esa grabación de conversaciones telefónicas se restaure lo antes posible.
Desde el punto de vista de ESMA, las entidades deberían permitir que personas relevantes utilicen dispositivos móviles para realizar actividades en relación con estos servicios. En cualquier circunstancia, consideran, la empresa debería tomar medidas para evitar que un trabajador relevante realice conversaciones y comunicaciones electrónicas en dispositivos que la empresa no puede grabar o copiar.
Registro
Entre los registros obligatorios, MiFID II establece que las empresas incluyan, entre otras cosas, la grabacion de conversaciones telefónicas relacionadas, al menos, con transacciones por cuenta propia y la prestación de servicios a clientes relacionadas con la recepción, transmisión y ejecución de órdenes.
