Búsqueda de la eficiencia en la gestión del back-office


El estallido de la crisis financiera en 2008 ha cambiado las directrices con que los participantes operan en los mercados de capitales, pasando de un escenario de diseño y venta de productos cada vez más exóticos, potencialmente muy rentables y de alto riesgo, al trading de productos más vanilla con menor margen y menor riesgo, mediante el incremento del volumen de operativa y la reducción del coste de administración, con una estrategia orientada al aprovechamiento de economías de escala.

Por esta razón el foco de atención tecnológico y operativo se está desplazando gradualmente en los mercados actuales desde la gestión pura de negocio Front Office hacia la gestión Back-Office, buscando la eficiencia operativa y la reducción drástica de los costes operacionales.

En este contexto, la estrategia debe centrarse en la búsqueda de la ventaja competitiva en el Back-Office mediante la inversión en la centralización de su gestión y mejora de procesos STP (“straight through processing”) que minimice la intervención manual y permita tender a una administración 24x7 que de respuesta a unas necesidades de negocio cada vez más globales. La gestión del Back-Office debe centrarse en las funciones que lo componen, dando paso a un enfoque horizontal orientado a proceso alejándose paulatinamente de la gestión vertical por producto en la medida en que sea posible. De este modo ganarán en flexibilidad y escalabilidad ante la incorporación de nuevos productos o el incremento del volumen.

El nuevo enfoque en la gestión Back-Office se debe basar en la adhesión a las buenas prácticas y principios básicos de mercado. En primer lugar, debe dar cobertura global de las funciones de administración, con un enfoque multi-producto que facilite la adaptación al entorno cambiante actual. En este sentido, debe focalizar los esfuerzos de las distintas áreas y geografías con unicidad de procedimientos y herramientas, organizando los equipos de trabajo en la consecución de tareas funcionales completas, Ej.: pagos, confirmaciones, contabilidad, etc. Esta centralización permite la generación de sinergias entre las distintas áreas o geografías de nuevo en la línea de la reducción de costes y el aprovechamiento de economías de escala.

En segundo lugar, debe establecerse una estricta jerarquía de información Front-to-Back que asegure el procesamiento sin alteraciones de toda la información procedente de Front Office (valoraciones, fijaciones, ejercicios) excepto aquellos datos propios de la getión Back-Office (periódicas). De esta forma se dota de la máxima consistencia al elevado volumen de información Front-to-Back y se reduce el coste de las conciliaciones y el riesgo operativo asociado.

En tercer lugar, debe hacerse una apuesta por la externalización de sistemas y procesos que no generen valor añadido o de baja carga funcional, por la vía del outsourcing de aplicaciones, del BPO, o de ambas en un Centro de Excelencia especializado. De esta forma se reducen las presiones de mejora de eficiencia y de gestión de costes, accediendo fácilmente a perfiles especializados y formados con la consiguiente disponibilidad de recursos internos para actividades críticas y de negocio.

Antes de emprender el proceso de transformación es necesario conocer al detalle la situación actual de la gestión del Back-Office. Se pueden distinguir tres tipologías de Back-Office en función de sus características: Back-Office descentralizado orientado a producto, Back-Office orientado por línea de negocio y Back-Office centralizado orientado por funcionalidad.

Tomando como punto de referencia los principios básicos fundamentales antes definidos, debe establecerse un plan de acción que gradualmente incremente el nivel de adopción de los mismos. Así, una entidad con un Back-Office descentralizado orientado por producto, debe gradualmente migrar hacia la centralización y orientación a proceso, logrando así la gestión en una única plataforma y permitiendo la especialización en las tareas comunes: pagos, confirmaciones, recepción de operaciones, etc. En cambio, entidades con un alto grado de centralización y orientación a proceso pueden optar, bien por la globalización de los servicios de Back-Office, es decir, ofrecer estos servicios a otras entidades, ya sean del mismo grupo o no, en un esquema BPO o, por el contrario, apostar por la externalización de sistemas (outsourcing) y/o procesos (BPO) soportados.

El camino hacia la eficiencia es, ante todo, un movimiento estratégico. Supone un cambio en la filosofía de la entidad y una apuesta fuerte por los activos de la misma: Los empleados y la plataforma tecnológica.

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